O TDC Ensina como entregar uma experiência interativa vibrante

Design de Comunicação

O TDC Ensina como entregar uma experiência interativa vibrante

10 de julho de 2020 Artigos Eventos 0

9 de junho, 2020 – por Andrew Oram ( texto original publicado em inglês no Linux Professional Institute Blog e traduzido com autorização do autor)

Como uma conferência faz a transição para participação virtual na era do COVID-19? E suponha que se tem 2 meses para fazer isso?

Quando o distanciamento social se mostrou uma necessidade extrema em fevereiro e março de 2020, muitas organizações simplesmente cancelaram suas conferências. Porém, algumas estavam preparadas para oferecer seus eventos online. A organização brasileira “The Developer’s Conference” é um caso particularmente interessante a ser examinado em seu trabalho online. Construindo com a ajuda de experiências híbridas anteriores (uma mistura de presencial e online), eles repensaram tudo o que estavam fazendo e produziram uma experiência única que agora estão ensinando outros a reproduzir.

O volume de interação entre palestrantes, patrocinadores e participantes no TDC Online foi o mesmo de sempre, talvez até maior. E a organização, com 30 pessoas, eficientemente atendeu aos 6750 participantes.

Este artigo, baseado em conversas que tive com a diretora do evento Yara Senger, vai mostrar como eles fizeram isso.

O TDC começou em 2007. Já em 2009, eles começaram a oferecer um componente online e gratuito junto à conferência presencial. Mas o componente online era modesto: só feeds de vídeo dos palestrantes. O número de participantes cresceu gradualmente com os anos, até chegar a cerca de 11 mil participantes presenciais e de 5 a 6 mil no meio Online.

Os organizadores podem dizer que não havia muita interação dos participantes Online. Em particular, os participantes Online geravam poucos benefícios aos patrocinadores, cuja satisfação é crucial para fazer com que as conferências funcionem financeiramente. Se eles só estendessem esse formato para uma conferência completamente virtual, a experiência não seria particularmente positiva. Eles trabalharam a partir da premissa de que as pessoas precisam se sentir confortáveis com todos os aspectos de uma experiência Online para atraí-las todos os anos.

Então os organizadores começaram do zero, produzindo um tipo de conferência bem diferente. Algumas das mudanças importantes estão a seguir.

  • A experiência tradicional de ser recebido quando você entra pela porta do evento foi reproduzida por bancos de funcionários que abordavam cada participante assim que eles entravam na conferência. Cada pergunta recebida foi prontamente respondida. Se uma pessoa não conseguia entrar numa sala por algum motivo técnico, ela podia receber ajuda através de um chat.
  • Era possível conversar por vídeo, assim você podia ver as pessoas com quem estava falando. Eu perguntei à Yara Senger se a capacidade de conexão não foi um problema, pois assumi que muitas áreas do Brasil teriam conexão de internet precária. Ela disse que os organizadores ouviram poucas reclamações e que a isso não foi um problema. Isso se dá, eu imagino, à engenharia brilhante que os desenvolvedores empregaram ao desenvolver e implementar protocolos de streaming. 
  • Muitas atividades paralelas foram oferecidas em canais virtuais que os organizadores chamaram de “salas”. Assim, existia uma sala para cada Trilha, onde as pessoas podiam permanecer durante várias sessões. As Trilhas, devo explicar, formam a estrutura básica do TDC. Temas comuns das Trilhas de 2020 incluíram Agile, Agile para negócios, Inteligência Artificial e dados, linguagem de programação, etc. – o tipo de conteúdo que é popular em qualquer conferência de TI hoje em dia. Os inscritos pagam separadamente por cada Trilha que querem participar. 
  • Alguns patrocinadores também alugaram “salas” para oferecer demonstrações de seu conteúdo. Também existia uma sala específica para credenciamento e perguntas. 
  • Se os participantes quisessem se conectar com um palestrante depois da palestra, eles podiam deixar a sala da Trilha e visitar uma sala separada para discussões informais. Estas salas funcionaram muito bem, mostrando que é possível que 200 pessoas interajam de forma ordenada Online. Algumas dessas sessões se estenderam até as 23h, com mais ou menos 20 pessoas participando do começo até o fim. Segundo Yara Senger, as interações nas salas provavelmente eram mais formais que reuniões presenciais, o que é uma desvantagem das reuniões virtuais. Mas, ao mesmo tempo, elas permitiram a participação de muito mais pessoas por mais tempo do que em sessões presenciais.
  • Os participantes puderam fazer networking uns com os outros de forma espontânea, um pouco como conversas de corredor em conferências presenciais. No TDC Online, você podia entrar numa sala com outro participante escolhido aleatoriamente e conversar por três minutos.
  • Os participantes podiam transitar entre as salas com um único click. Esta é uma das vantagens do software utilizado pelo TDC para administrar a conferência, o Hopin. O Hopin estava disponível por um preço razoável e oferecia funções importantes que o TDC precisava. Ele permitiu a organização de Trilhas separadas (uma por sala, como mencionado anteriormente) e definir permissões de participante, para que cada um pudesse acessar somente as Trilhas pelas quais pagaram.
  • Monitores de sessão acompanhavam as apresentações ao vivo e colocavam os recursos rapidamente no chat. Quando os palestrantes mencionavam recursos como mudanças de sala, o monitor podia postar um link para o recurso em poucos segundos. Eles foram tão eficientes que alguns participantes assumiram que um chatbot estava fazendo esse trabalho. 
  • Cada Trilha durante a conferência presencial costumava durar 8 horas e as pessoas eram encorajadas a permanecer por todo o dia. (Elas sempre eram cobradas por toda a Trilha.) Os organizadores se deram conta de que 8 horas de conferência seria cansativo – mesmo que alguns participantes se sentissem felizes em ficar até 11h da noite – então as Trilhas foram reduzidas para 4 horas. 
  • Além disso, as sessões foram reduzidas para 25 minutos cada. Isso transferiu as discussões da sessão formal para o follow-up informal. Em retorno, isso fez com que as discussões refletissem bem melhor os interesses dos participantes.
  • Também existiram mais painéis que no ano anterior. Os debates nesses painéis foram produtivos e cheios de vida, de acordo com Senger. Alguns painéis continuaram por 3 horas. Os participantes podiam submeter perguntas e votar nas perguntas submetidas por outros, assim as mais populares tinham mais atenção.

Qual foi o retorno de todos esses insights e planejamento? A conferência conseguiu o respeitável número de 6750 participantes, de todas as regiões do Brasil – trazendo extensão geográfica de participantes muito maior que nos anos anteriores – e incluiu pessoas de 21 outros países também. (Esses países estão marcados com pontos vermelhos na imagem do artigo). Lembre que que as sessões eram em português, então isso revela uma comunidade ativa de brasileiros e outras pessoas fluentes em português. Cerca de 15 patrocinadores participaram. Um extravagante e rápido vídeo mostra um pouco da experiência. 

Eu perguntei se o público foi diferente este ano, por conta de o evento ter sido online. Com exceção do maior alcance geográfico, Senger disse que o público é basicamente igual ao dos TDCs anteriores. A única diferença é uma pequena queda no nível de experiência. Só 39% dos participantes tinham 10 ou mais anos de experiência em seus campos, comparado a uma média de 44% nas edições anteriores. Mas houve um aumento considerável de público com entre 6 e 10 anos de experiência. Isto é compreensível, já que a conferência foi 4 vezes maior este ano. Ao total, existem muito mais pessoas com experiência de 6 a 10 anos do que com 10 anos.

Como você pode imaginar a partir da minha descrição da conferência, tudo dependeu muito da responsividade e expertise dos organizadores. Perguntei a Senger como eles puderam atender a 6750 com somente 30 pessoas na equipe e ela respondeu que a equipe foi bem treinada e tem experiências de anos com a conferência. Os palestrantes precisam de bastante apoio, de testar suas conexões duas semanas antes da conferência a certificar-se de que eles estavam prontos no dia anterior e organizar as sessões logo antes de começarem. 

Eu também perguntei se os participantes tiveram alguma dificuldade para aprender as regras de atendimento. Senger disse que muita explicação foi necessária. Os organizadores estão preparando um vídeo que os participantes podem ver antes de conferências futuras para saber o que podem fazer para aproveitar o evento o máximo possível.

O TDC Online foi bem sucedido por causa de sua estrutura única e ferramentas oferecidas pelos palestrantes, patrocinadores e participantes. Os organizadores estão agora conversando com outras organizações para ensinar as lições que do TDC Online e ajudar os outros a produzir conferências envolventes e educacionais durante o período de distância física – e talvez até depois do término desse período.

 

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *